【社員数10名以下の中小企業向け】社員のAI利用対策できてますか？社内AI利用規程の作り方を雛形つきで解説

社内AI利用規程とは、社員が業務でAIを使う際のルールを定めた社内規程のことです。

ChatGPTをはじめとする生成AIの普及により、中小企業でも社内AI利用規程の整備が急務になっています。
「うちはAIを導入していないから関係ない」と思っている社長ほど、実は危ない状況にあります。

会社がAIツールを用意していなくても、社員はスマートフォン一つで無料のAIをいつでも使えるからです。
社員が顧客情報や営業秘密を無料AIに入力していても、社長には見えません。

本記事では、社員数10名以下の中小企業向けに、社内AI利用規程が必要な理由と具体的な作り方を「会社がAIを支給しているパターン」と「社員が無断で無料AIを使っているパターン」の2つに分けてわかりやすく解説します。

今回は「会社がAIアカウントを支給している場合（パターンA）」と「社員が無断で無料AIを使っている場合（パターンB）」の2パターンに分けて解説します。まず自社がどちらに当てはまるか確認しながら読み進めてください。

社員のAI利用、今すぐ把握できていますか？

ChatGPT、Copilot、Gemini、Claude——これらの生成AIツールは、スマートフォンさえあれば無料でいつでも使えます。

「うちはAIを導入していないから関係ない」と思っている社長もいるかもしれません。

でも、会社がAIを「導入していない」ことと、社員がAIを「使っていない」ことは、まったく別の話です。

社長が知らないだけで、社員はすでに業務にAIを使っているかもしれません。そしてその社員が、顧客の名前や連絡先、取引先との契約内容、社内の給与データを無料のAIに入力していたとしたら——その情報はどこへ行くのでしょうか。

無料の生成AIは、入力した情報がAIの学習データとして使われる可能性があります。つまり、社員が「便利なツール」として善意で使っているだけで、顧客情報や営業秘密が外部に流出するリスクが生じるのです。

社内AI利用規程が必要な理由

「規程なんて大企業がやるものでしょ」と思っていませんか？

実は逆です。

社員数が少ない会社ほど、一人の行動が会社全体の信用と業績に直結します。大企業であれば一部署の問題で済むことが、社員10名以下の会社では即座に経営危機につながりかねません。

具体的にどんなリスクがあるのか、3つに整理しました。

リスク①　顧客情報・機密情報が外部に漏れる

無料の生成AIに情報を入力すると、その内容がAIの学習データとして使われる可能性があります。

たとえば社員が「この顧客へのメール文を作って」と顧客の名前や住所をそのまま入力したとします。悪意は一切ありません。でもその情報は、AIのサーバーに送信されています。

「知らなかった」では、顧客への説明がつきません。「社員が勝手にやったことだ」では、取引先との信頼関係を守れません。情報漏えいが起きたとき、責任を負うのは会社です。

リスク②　AIの誤情報がそのまま顧客に届く

生成AIは「ハルシネーション」と呼ばれる現象を起こすことがあります。簡単に言うと、もっともらしい嘘を自信満々に出力することです。

社員がAIの出力をそのまま確認もせずに顧客へ送ってしまったら、どうなるでしょうか。誤った情報をもとにお客様が判断し、損害が発生したとき、会社として「誰の責任か」を問える規定がなければ、対応のしようがありません。

リスク③　退職した社員のアカウントが残り続ける

会社がAIアカウントを支給している場合、退職した社員のアカウントをそのまま放置していませんか？

退職後もアカウントが生きていれば、元社員がそのアカウントを使い続けられる状態になります。過去のやり取りや入力履歴が残っている場合、情報管理上の重大なリスクになります。

規程があれば「退職時にはアカウントを速やかに回収・削除する」という手続きを義務として定められます。「なんとなく放置」を防ぐための仕組みを作れるのです。

社内AI利用規程がない状態でトラブルが起きると、会社として社員を注意・処分する根拠がありません。
「ルールがなかったから仕方ない」で終わってしまいます。

まず確認。あなたの会社はどちらのパターン？

社内AI利用規程を作るとき、まず確認してほしいことがあります。

それは「自社の社員がどんな形でAIを使っているか」です。

状況によって、規程に盛り込むべき内容がまったく変わってきます。大きく分けると、次の2つのパターンがあります。

	パターンA	パターンB
どんな状況？	会社がAIアカウントを用意して社員に支給・管理している	社員が各自のスマホやPCで無料AIを使っている（会社は把握していない）
主なリスク	アカウント管理の不備・退職者のアカウント放置・費用の不正利用	顧客情報の漏えい・無断利用の横行・トラブル時に責任を問えない
必要な規程の方向性	積極活用しながらしっかり管理する「攻めと守りを両立した規程」	まず野良利用を抑止することに特化した「守りの規程」

どちらのパターンか迷う場合は、「会社がAIの費用を負担しているかどうか」を基準にしてみてください。
会社が費用を負担してアカウントを支給しているならパターンA、そうでなければパターンBとして考えるのがわかりやすいです。

では、それぞれのパターンで規程を作るときの重要ポイントを解説していきます。

パターンA｜会社がAIを支給している場合の重要ポイント

会社がAIアカウントを用意して社員に使わせている場合、「導入しているから安心」と思いがちです。

でも実は、アカウントを支給しているからこそ発生するリスクがあります。

パターンAの規程で特に重要なポイントを4つ解説します。

ポイント①　アカウントの付与・管理・退職時の回収

会社が支給したアカウントは、「誰に渡して」「誰が使っていて」「退職時にどう回収するか」まで規程に定めておく必要があります。

特に退職時の対応は見落としがちです。退職した社員のアカウントが残ったままだと、元社員がログインできる状態が続きます。過去の入力履歴や会社の情報にアクセスできてしまうリスクもあります。

ポイント②　無料プランの業務利用を禁止する

会社が有料プランのアカウントを支給しているにもかかわらず、社員が「ちょっとした作業だから」と自分のスマホの無料AIを使ってしまうケースがあります。

無料プランは入力した情報がAIの学習データとして使われる可能性があります。

会社がコストをかけて安全な有料プランを用意しているのに、社員が無料版を使って情報を入力していたら意味がありません。

「会社が指定したツール以外は業務に使わない」ということを規程にはっきり書いておく必要があります。

ポイント③　新しいAIツールは申請・承認制にする

AI技術の進化は早く、次々と新しいツールが登場しています。

社員が「このツール便利そう」と勝手に使い始めても、会社はなかなか把握できません。

会社として把握していない「野良AIツール」が社内に増えていくと、セキュリティの穴がどんどん広がります。

新しいツールを使いたい場合は必ず申請・承認を得るというルールを設けることで、この問題を防げます。

ポイント④　AI生成物は必ず人間が確認してから使う

AIが出力した文章や資料は、あくまで「初稿」として扱うことを規程に定めておきましょう。

「AIが作ったんだから正しいはず」という思い込みで、誤情報がそのまま顧客に届いてしまうトラブルは実際に起きています。

対外文書や意思決定に関わる文書は、必ず担当者が内容を確認・修正したうえで使用するというルールが必要です。

パターンB｜社員が無断でAIを使っている場合の重要ポイント

「うちはAIを導入していないから関係ない」——そう思っている社長ほど、実は危ない状況にあります。

会社がAIツールを用意していなくても、社員はスマートフォン一つで無料のAIをいつでも使えます。

ルールがない状態で放置していると、社員は悪意がなくても会社にとって大きなリスクになる行動をとってしまいます。

パターンBの規程で特に重要なポイントを4つ解説します。

ポイント①　無断利用を禁止し、申請・承認制にする

パターンBで最も大切なのは、「AIを使いたい場合は事前に申請して承認を得る」というルールを作ることです。

AIの使用を全面禁止にすることは現実的ではありません。社員の反発も生まれますし、業務効率化の恩恵も失われます。

「ルールを守った使い方だけを認める」
という設計が、社員の納得感を保ちながらリスクを管理するための現実的な方法です。

ポイント②　無料プランでの機密情報の取り扱いを明確にする

パターンBで特に注意が必要なのが、社員が個人のスマホで無料のAIを使うケースです。

無料プランの生成AIは、入力した情報がAIの学習データとして使われる可能性があります。

顧客の名前・住所・取引内容などを入力してしまうと、その情報が外部に流出するリスクがあります。

社員本人は「便利だから使っただけ」でも、会社としては情報漏えいになりかねません。

規程に「無料プランでは機密情報を扱う業務への使用を禁ずる」と明記しておくことで、このリスクを防げます。

「知らなかった」「悪気はなかった」では、顧客への説明がつきません。社員を守るためにも、ルールを明文化しておくことが大切です。

ポイント③　違反・事故が起きたときの報告義務を定める

問題が起きたとき、社員が隠してしまったり、報告が遅れたりすると被害が広がります。

「何が起きたら、誰に、どうやって報告するか」
を規程に明記しておくことが必要です。

ポイント④　懲戒処分の根拠として就業規則と連携させる

規程を作っただけでは、違反した社員を処分できません。懲戒処分を有効に行うためには、社内AI利用規程と就業規則を連携させることが必要です。

具体的には、就業規則の懲戒事由に「社内AI利用規程への違反」を追加したうえで、社内AI利用規程を制定・周知するという手順を踏む必要があります。この連携がなければ、規程に違反があっても「処分の根拠がない」という状態になってしまいます。

ただし、悪意のない軽微な違反については、いきなり懲戒処分にするのではなく、まず指導・注意で対応するのが現実的です。規程はルールを守ってもらうためのものですから、社員との関係を壊さずに運用できる設計にしておくことも大切です。

両パターン共通の注意点

パターンA・Bどちらの場合でも、規程に必ず盛り込んでおくべき内容があります。ここでは特に重要な3つを解説します。

注意点①　入力してはいけない情報を具体的に列挙する

「機密情報を入力してはいけない」と抽象的に書くだけでは、社員は判断に迷います。「これくらいなら大丈夫だろう」という思い込みが情報漏えいにつながります。

規程には、絶対に入力してはいけない情報を具体的に列挙することが大切です。

一方で、情報を加工・匿名化すれば使えるケースもあります。

たとえば固有名詞をすべて仮名に置き換え、金額を架空の数値に変換したうえで「架空のシナリオ」として入力するなら、リスクを大幅に減らせます。

「絶対ダメな情報」と「加工すれば使える情報」を分けて規程に書いておけば、社員が現場で迷わずに判断できるようになります。

注意点②　AI生成物の取り扱いルールを定める

AIが出力した文章や資料をどう扱うか、会社としてのルールを決めておく必要があります。特に以下の3点は、どちらのパターンでも必ず規程に盛り込んでください。

• AI生成物は初稿として扱う　AIが出力したものはあくまで参考案です。担当者が必ず内容を確認・修正したうえで最終版を作成します。
• 社内回覧時はAI利用であることを明示する　上長への提出や社内共有の際には「AI利用」とメモ書き等で示します。AI任せで作ったものだという前提を共有することで、確認の意識が高まります。
• 著作権は会社に帰属することを明記する　業務でAIを使って作成した成果物の著作権は会社に帰属します。「AIが作ったから誰のものかわからない」という曖昧な状態をなくしておきましょう。

注意点③　年1回の研修・周知を義務化する（推奨）

規程を作って終わり、では意味がありません。社員全員に内容を説明し、書面を交付して受領確認の署名をもらうことで、はじめて規程が有効に機能します。

「知らなかった」という言い訳を封じるためにも、導入時の周知と年1回以上の研修を規程に義務として定めておくことを推奨します。

また、AI技術は日進月歩で変化しています。

法令の改正や新しいツールの登場があった場合は、速やかに規程を見直して全員に周知することも大切です。

一度作ったら終わりではなく、定期的にアップデートしていく姿勢が求められます。

新規採用時にも同様の周知・署名を行うことを忘れずに。
入社後に「知らなかった」とならないよう、入社手続きの一環として組み込んでおくのがおすすめです。

まとめ

今回は、社員数10名以下の中小企業向けに、社内AI利用規程の必要性と作り方を解説しました。

最後に、押さえておくべき重要なポイントをまとめます。

1. 社員がAIを使っているかどうかに関係なく、ルールの整備は必要です
   会社がAIを「導入していない」ことと、社員がAIを「使っていない」ことは別の話です。ルールがない状態のまま放置していると、社員が善意で動いた結果が会社の大きなリスクになりかねません。
2. 自社がパターンAかパターンBかを確認してから規程を作りましょう
   会社がAIアカウントを支給・管理しているならパターンA、社員が各自で無料AIを使っているならパターンBです。状況が違えば、規程に盛り込むべき内容も変わります。
3. 入力禁止情報は抽象的に書かず、具体的に列挙しましょう
   「機密情報を入力してはいけない」だけでは社員は判断に迷います。何を入力してはいけないのかを具体的に列挙することで、現場での判断ブレをなくせます。
4. AI生成物は必ず人間が確認してから使うルールを定めましょう
   AIの出力はあくまで初稿です。誤情報がそのまま顧客に届くトラブルを防ぐためにも、担当者による確認・修正を義務化しておくことが大切です。
5. 規程は作って終わりではなく、運用し続けることが大切です
   導入時の周知と年1回以上の研修を義務化し、法令改正や新しいツールの登場に合わせて定期的に見直しましょう。規程は社員全員で守ってはじめて意味を持ちます。

社内AI利用規程をゼロから作ろうとすると、法令の確認・条文の設計・実務との整合確認に多くの時間がかかります。

今回ご紹介したA・Bそれぞれのパターンに対応した雛形を用意しています。自社の状況に合わせて書き換えるだけですぐに使える状態でお届けしますので、ぜひ活用してください。

「自社の状況に合わせて規程を一から作りたい」
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• 社員がAIを業務に使っているかどうか、会社として把握する仕組みがない
• AIを使うなとも言っていないし、使っていいとも言っていない。ルールがグレーなまま放置されている
• 無料のAIに顧客情報や社内の機密を入力されていても、社長は気づけない状態になっている
• 万が一情報漏えいが起きたとき、社員を注意・処分する根拠となるルールが社内にない
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